Spośród różnych metod komunikacji rozmowa telefoniczna stwarza najwięcej kłopotów. Dodatkowo jej ulotność sprawia, że często bardzo ważne informacje umykają bezpowrotnie.
Rejestracja czyli nagranie rozmowy to dokładny zapis tego CO, PRZEZ KOGO i KIEDY zostało powiedziane.
Rejestracja rozmów telefonicznych to bezpieczeństwo prowadzenia interesów:
- Rejestrując rozmowy unika się nieporozumień w kontaktach z klientami wynikających z niewłaściwego zrozumienia przez którąś ze stron.
- Zawierając transakcje przez telefon zabezpiecza się przed późniejszymi błędnymi interpretacjami wypowiedzianych słów
- Często sam fakt posiadania nagrania rozmowy pozwala uniknąć rozpoczęcia kosztownych sporów sądowych.
- Rejestracja ważnej rozmowy jako plik może być dołączona do elektronicznej dokumentacji klienta lub sprawy.
- Rejestracja rozmowy to narzędzie do walki z nękającymi telefonami i uciążliwymi rozmówcami.
Rejestracja rozmów telefonicznych to wymierne korzyści ekonomiczne:
- Rejestracja a potem odsłuchiwanie nagranej rozmowy to lepsza obsługa klienta w kontaktach telefonicznych.
- Unikanie nieporozumień w kontaktach z klientem to większa szansa na utrzymanie go.
- Możliwość odsłuchania nagranej rozmowy pozwala skupić się na konwersacji zamiast na notowaniu przebiegu rozmowy.
- Rejestrowanie rozmów pozwala uniknąć powtarzania lub powolnego mówienia przez strony konwersacji.
- Doskonała pomoc w szkoleniu nowych pracowników.
- Możliwość stałego doskonaleniu sposobów komunikacji poprzez analizowanie rzeczywistych sytuacji.
- Sprawniejsze rozstrzyganie sporów i rozpatrywanie skarg.
- Oszczędność na kosztach rozmów telefonicznych przez ograniczenie rozmów prywatnych.
Rejestracja rozmów telefonicznych powinna być stosowana w:
- marketingu,
- sprzedaży,
- serwisie,
- instytucjach administracji publicznej
Rejestracja rozmów telefonicznych jest zgodna z prawem:
- Każdy ma prawo rejestrować swoje rozmowy telefoniczne.
- Pracodawca ma prawo rejestrować rozmowy służbowe swoich pracowników.